¿Está tu web preparada para las inspecciones de la AEPD?
Cada vez es más habitual que la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) inicie procedimientos de inspección sobre páginas web y negocios digitales.
La causa puede estar en denuncias de usuarios, reclamaciones por malas prácticas comerciales, brechas de seguridad o incluso controles de oficio realizados directamente por la Agencia.
El denominador común es que la falta de cumplimiento normativo puede acarrear sanciones muy relevantes, que en ocasiones superan los 100.000 euros incluso para pymes y autónomos.
La pregunta clave es sencilla: ¿está tu web preparada para superar inspecciones de la AEPD?
A continuación, repasamos con detalle los principales aspectos que revisa la autoridad y cómo abordarlos con seguridad jurídica:
Textos legales visibles, claros y completos
Uno de los primeros puntos que revisa la AEPD es la existencia y accesibilidad de los textos legales obligatorios.
No basta con colocarlos en un pie de página: deben ser comprensibles, actualizados y ajustados a la realidad del negocio.
Entre los básicos imprescindibles se encuentran:
- Aviso legal: identificación de la empresa, datos de contacto y condiciones de uso del sitio.
- Política de privacidad: descripción detallada de qué datos se recogen, para qué finalidades, cuál es la base legitimadora, quiénes son los destinatarios y cómo se ejercen los derechos.
- Política de cookies: explicación de qué cookies se usan, su duración y finalidad, junto con un sistema de gestión granular.
- Condiciones generales de contratación: en caso de venta online, información sobre precios, pagos, devoluciones y desistimiento.
Un error frecuente es utilizar modelos genéricos descargados de internet que no reflejan los tratamientos reales de la empresa.
Esto, lejos de proteger, puede agravar la situación en una inspección.
Consentimiento válido en formularios y cookies
La AEPD presta especial atención al modo en que se obtiene y gestiona el consentimiento del usuario.
En formularios de contacto, suscripción o registro, deben incluirse casillas independientes y no premarcadas, con enlaces claros a la política de privacidad.
El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco.
En materia de cookies, los requisitos son cada vez más estrictos.
Es obligatorio ofrecer un panel que permita aceptar o rechazar cookies por categorías.
El clásico banner con el mensaje “si sigues navegando aceptas” es sancionable.
Además, el usuario debe poder cambiar su decisión en cualquier momento.
Seguridad de la información
La AEPD no solo revisa el contenido visible de la web, sino también las medidas de seguridad técnicas y organizativas implantadas.
Entre las exigencias mínimas se encuentran:
- Uso del protocolo HTTPS en toda la navegación.
- Formularios con cifrado y sistemas de autenticación seguros.
- Actualización periódica del CMS, plugins y herramientas.
- Protocolos de respuesta ante brechas de seguridad y registro documentado de incidentes.
En caso de brecha, la empresa está obligada a notificarla en un plazo máximo de 72 horas, salvo que sea improbable que afecte a los derechos de los usuarios.
Derechos de los usuarios
La normativa reconoce a los usuarios derechos como el acceso, rectificación, supresión, limitación u oposición al tratamiento de sus datos.
La AEPD comprueba que la web ofrezca mecanismos eficaces para ejercerlos: formularios accesibles, direcciones de contacto claras o sistemas electrónicos de gestión de solicitudes.
También revisa si las empresas cumplen con los plazos de respuesta (máximo un mes) y si existe trazabilidad documental.
Obstaculizar o ignorar estos derechos es una de las causas más comunes de sanción.
Subcontratación y proveedores
Una parte crítica del cumplimiento normativo se encuentra en la relación con terceros.
Servicios de hosting, CRM, plataformas de email marketing o herramientas de analítica web procesan datos en nombre de la empresa.
La AEPD exige que existan contratos de encargado de tratamiento, con cláusulas específicas que garanticen el cumplimiento del RGPD.
Un error frecuente es contratar servicios internacionales (por ejemplo, proveedores en EE. UU.) sin verificar las garantías adecuadas para transferencias internacionales de datos.
En estos casos, es imprescindible suscribir cláusulas contractuales tipo o recurrir a proveedores certificados.
Más que un trámite, una garantía de confianza
Superar una inspección de la AEPD no debería entenderse como un mero trámite para evitar sanciones, sino como una oportunidad para diferenciarse en el mercado.
Una web que comunica con transparencia, protege la información de sus usuarios y cumple con la normativa proyecta profesionalidad y refuerza la confianza de clientes y proveedores.
La mejor estrategia es anticiparse: realizar auditorías periódicas de la web, adaptar los textos legales a la realidad del negocio, revisar los contratos con proveedores y mantener protocolos claros de gestión de datos.
Con ello, no solo se evitan sanciones, sino que se convierte el cumplimiento normativo en una ventaja competitiva.
En definitiva, la pregunta no es si tu web puede ser inspeccionada por la AEPD, sino si está preparada para superar ese examen con seguridad y sin sorpresas.
RRYP Global, abogados de ciber-legal.
